Организация системы электронного документооборота

Появление первых электронных вычислительных машин (ЭВМ) в середине прошлого века напрямую связана с необходимостью сложных математических вычислений. Развитие технических средств непредсказуемо быстро позволил расширить сферу функционального применения ЭВМ за пределы вычислительных задач и использовать их для автоматизации технологических процессов в производстве, а также направлений человеческой деятельности, связанных с обработкой информации.

В середине 80-х годов развитие технических средств автоматизации получил мощный импульс, вызванный успехами в микроэлектронных технологиях: вследствие создания персонального компьютера (ПК) мощные средства обработки информации стали доступны массовому пользователю.

Помимо того, технологическое развитие превзошло прогнозы середины 80-х годов: до сих пор с удивительным постоянством исполняется так называемый “закон Мура”: производительность ПК удваивается каждые 1,5 – 2 года. Учитывая соответствующее развитие технологий и средств разработки программного обеспечения общего назначения, использование документов в электронном виде стало общепринятым.

Дальнейшее развитие электронных систем документооборота сдерживается не столько техническими возможностями современных средств автоматизированной обработки информации, как отсутствием соответствующих нормативно-правовых актов, обеспечивающих защиту авторских прав в сфере информационных технологий и нормируют правовой статус электронных документов. Усовершенствования нормативно-правовой базы по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий и адаптации законодательства Украины по этим вопросам в законодательства Европейского Союза, в частности, путем:

1. Подготовки законопроекта о внесении соответствующих изменений в Национальную программу информатизации относительно определения стратегических направлений развития информационного общества и совершенствования механизмов реализации государственной политики в этой сфере;
2. Подготовке проектов нормативно-правовых актов по вопросам внедрения электронного документооборота, осуществление экспортно-импортных операций, сертификационных процедур с использованием электронной цифровой подписи, защиты авторских прав в сфере информационных технологий.

Несмотря на организационное несовершенство предпосылок создания полноценных систем электронного документооборота, имеющиеся технические возможности позволяют организовать документооборот в рамках отдельного учреждения и ведомств так, чтобы значительная часть рутинной работы выполнялась с помощью технических средств.

Для достижения наименьших затрат труда и повышения оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения с момента создания до момента завершения работы с ними. В настоящее стадии развития задача заключается в систематической автоматизации процессов организации документооборота, постепенном вытеснении “бумажных” технологий электронными. Понятно, что в течение определенного периода эти процессы будут существовать параллельно и электронные технологии будут лишь вспомогательным средством, дублировать бумажную практику работы с документами.

Создание интегрированной системы электронного документооборота предусматривает прежде всего обеспечение быстрого и удобного движения документов (указов, постановлений, законов, распоряжений, аналитических справок, сообщений, отчетов и т.д.), что обеспечит повышение эффективности управленческих процессов благодаря значительному сокращению срока подготовки и принятия решений через автоматизацию процессов коллективного создания и использования документов в учреждениях.

К системе электронного документооборота относятся следующие основные требования: масштабируемость, распределенность, модульность и открытость. Масштабируемость нужна для того, чтобы система могла поддерживать любое количество пользователей (способность системы наращивать мощность соответствующего программного обеспечения). Архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок для работы с документами в территориально распределенных организациях. Также система должна состоять из отдельных, интегрированных между собой, модулей. Модульность нужна на тот случай, если пользователю системы не нужно сразу внедрять все компоненты системы документооборота, или спектр задач учреждения уже, чем весь спектр задач документооборота. И, наконец, система должна иметь открытый интерфейс для возможной разработки и интеграции с другими распределенными системами.

Жизненный цикл документа состоит из этапов и на каждом есть определенные особенности:

1. Появление: документ не должен возникнуть, если у него нет карточки учета, которая может отличаться для разных типов документов: документ не подлежит несанкционированному удалению, переименованию или переписыванию этажа. Все действия протоколируются. При необходимости система сохранит все предыдущие варианты, а также удаленные документы. Все действия, которые могут быть совершены с документами, определяются правами доступа пользователей, что позволяет формировать стратегию работы с документами;
2. Становления: каждый документ проходит этап своего существования, что называют “черновиком”-сформирован документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел через эту полосу своего существования. Для осуществления коллективной работы над документом необходимо применять механизм блокировки документов, редактируются (“chek-out, check-in”). Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно сделают в нем изменения. Отредактированному документу присваивается новый номер подверсии. Предыдущая подверсия документа остается в системе, ее можно открыть, просмотреть и отредактировать. Все действия участников такого процесса документируются, чтобы избежать путаницы;
3. Опубликования: каждая система документооборота учреждения нуждается возможности как опубликование документа, то есть утверждение на этом этапе окончательной версии, которую можно подавать на печать, передавать партнеру подобное. Если возникает необходимость внесения изменений в документ после его опубликования, то на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл;
4. Архивирование: после опубликования документ отправляется в электронный архив, где он должен пробыть столько времени, сколько предусмотрено распорядком этой организации. Есть документы, хранящиеся как угодно долго. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива является непростым вопросом, что зависит от потребностей организации. Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, редко используются, можно положить на более дешевые и медленные носители.

Важно отметить, что к основным преимуществам такой интегрированной системы электронного документооборота относятся: отсутствие ограничений на количество новых организаций, возможности автоматизации многих функций управления системой документооборота, прозрачность множества всех подключенных в систему, стандартизированный интерфейс.