Как начать успевать больше за день, неделю, месяц…

Вопросом о том, как успевать больше вероятно задавались многие, но не всем удавалось найти на него ответ. Попробую изложить свою точку зрения о том, как начать успевать больше, основанную на прочтении материалов по этой проблематике из различных источников и авторов.

Хочу отметить, что единого мнения на это счет нет. Как нет и единого правильного решения. Большинство решений основано на системе формирования привычек и приоритетов, которые помогут максимизировать отдачу от затрат вашего времени. Чтобы сделать больше работы, нужно знать, что делать, когда это делать и как это сделать в кратчайшие сроки.

Все ли действительно так срочно?

Какие действия вы можете предпринять сегодня, чтобы приблизится к поставленной цели завтра? Представьте себе последствия концентрироваться только на срочных, но не важных задачах, вместо того, чтобы уделять внимание важным. Секрет овладения временем состоит в том, чтобы научится концентрироваться на важных делах, а срочные пресекать. Это основа в понимании секрета управления своим временем. Срочность разрушает производительность. Срочные, но неважные задачи – это главные причины утечки нашего времени.

Как-то, американский президент Дуайт Д. Эйзенхауэр сказал:

«У меня есть два вида проблем: неотложные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны.»

Отделение важных задач от срочных является проблемой для большинства людей. Срочные дела нас отвлекают и заставляют снова и снова тратить время без продвижения вперед. Важные дела – это запланированные дела, которые двигают нас к поставленной цели.

Проблема в том, что наш мозг склонен выбирать срочные задачи. Даже, если объективно они будут худшим вариантом вместо лучшего и более важного. Чтобы освободить свое время и всегда выполнять более важную работу, постоянно подвергайте сомнению свой текущий выбор и развивайте способность контролировать свой разум, если вдруг перед вами возникли внезапные «срочные» задачи.

Если вдруг вам прилетает новое срочная задача, спросите себя:

«А действительно ли она так важна?»

Затем подумайте не только о том, как, но и когда лучше всего будет решить эту задачу.

Планируйте задачи правильно!

Если вы ежедневно пытаетесь решить слишком много задач, то вы будете перегружены и в конечном итоге успеете меньше.

Часто, когда задач много, нам кажется, что все они важны. В итоге, мы пытаемся решить их все одновременно, уделяя часть нашего времени каждой из них. Как следствие, мы тратим время на второстепенные вещи.

На самом же деле нам необходимо сделать шаг назад и постараться распознать поспешное решение о важности задачи и оценить последствия такого решения. А главное, ответить на все те же вопросы:

«Действительно ли эта задача так важна? Как и когда лучше решить её?».

В конечном счете, наша цель состоит в том, чтобы распознавать задачи, которые только отвлекают нас от реальной работы.

Перестаньте подпитывать рассеянность!

Прерывания, вызванные уведомлениями, громкими звуками, походом в социальные сети, внезапным стуком в двери или возникшим желанием проверить электронную почту сбивают ваш настрой и нарушают концентрацию. Их достаточно, чтобы отвлечь ваше внимание, а после придется начинать все сначала. Как правило, отвлекаясь от текущей задачи, потребуется некоторое время, чтобы снова войти в колею. Как результат – потеря драгоценного времени.

Успешные люди расставляют приоритеты! Они всегда сосредоточены! Они отключаются от всего остального, чтобы выполнить задачу. Остерегайтесь активностей, которые только маскируются под работу, а на самом деле тратят ваше время впустую. Избегайте длинных дискуссий с коллегами, встреч и обсуждений «чрезвычайных ситуаций» ваших коллег. Помните, что вы должны сосредоточиться на своей важной работе.

Еще в первом веке великий философ Сенека писал о том, как мало людей на самом деле ценят свою жизнь и время, а большинство расходует её впустую. В своей книге «О скоротечности жизни» Сенека отмечал:

«Боль­шин­ство смерт­ных жалу­ет­ся … дескать, рож­да­ем­ся мы так нена­дол­го и отведен­ное нам вре­мя про­ле­та­ет так ско­ро … Нет, не мало вре­ме­ни мы име­ем, а мно­го теря­ем. Жизнь дана нам доста­точ­но дол­гая, и ее с избыт­ком хва­тит на свер­ше­ние вели­чай­ших дел, если рас­пре­де­лить ее с умом.»

Жизнь достаточно длинна, если уметь распоряжаться ею. Возьмите под контроль свое время и начните правильно его распределять. Начните с обзора вашей повседневной жизни.

Запланируйте свой день. Запланируйте все заранее.Отслеживайте свои ежедневные действия, чтобы увидеть, на что вы расходуете свое время. Встречи, телефонные звонки, электронная почта, уведомления, небольшие чаты и многие другие вещи постоянно отвлекают ваше внимание. Делайте записи по каждому проведенному мероприятию, сроках и времени между ними. Анализируйте затрачиваемое время, определяя реально необходимое для каждого из них. Исключайте рутину с неоправданной затратой времени.

Перестаньте делать занятой вид!

Занятой не значит продуктивный. Занятость создает эффект, что вы продуктивны и двигаетесь вперед, но на самом деле это не так. Если вы потратили время на оценку своей работы, вы будете удивлены тем, насколько мало ценной работы вы успеваете. Когда вы заняты рутиной, у вас слишком большие шансы неверно распределить свое время и взять на себя лишние обязательства, тем самым еще больше погрузнув в рутине.

Большинству из нас не сложно быть занятым, но часто мы заняты не тем. Мы можем потратить наш рабочий день отвечая на письма по электронной почте, но это не продвинет нас к достижению более важной цели. Когда мы говорим «я так занят» это часто эквивалентно словам «я плохой планировщик» или «я не знаю, как расставить приоритеты и делегировать задачи».

Порой сложно, но необходимо сделать выбор и работать только над своими наиболее важными задачами вместо того, чтобы реагировать на срочные вызовы. Помните, что ваше время ограничено и делать все не вариант.

Простая система для больших достижений

Поставьте очень четкие цели на ваше следующее утро. Важно сделать это накануне вечером. Запишите их в планировщик. Планирование завтрашнего дня – это мощная привычка, которая изменит каждый ваш день.

Всего три пункта для достижения эффективности:

  1. В конце рабочего дня, определите и запишите ваши самые важные задачи на завтра, которые приблизят вас к результату.
  2. Каждое утро концентрируйте свое внимание на выполнении поставленных задач. Старайтесь успеть до полудня.
  3. Делайте, улучшайте, повторяйте. Каждый день, неделю, месяц, год.

Эффективный список дел

В приведенной системе может возникнуть одна проблема – количество задач на завтра. Если вы только начинаете работать по системе планирования завтрашнего дня, то могут возникнуть трудности с расчетом времени, необходимого для выполнения тех или иных задач. Следовательно, может быть трудно определить и общее количество задач. Предлагаю выбрать схему «1-3-5», суть которой заключается в следующем:

  1. Одна очень важная задача.
  2. Три задачи средней важности.
  3. Пять мелких задач.

Понятно, что этот список можно менять и адаптировать под свои текущие цели, но это отличный вариант для старта. Наличие ежедневного списка дел по приоритетам дает возможность не чувствовать себя перегруженным, не тратить время впустую и постепенно двигаться к намеченным целям. С опытом вы сможете правильно распределять приоритеты и время, а ваша эффективность существенно возрастет.

Какие методы эффективной работы используете вы?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

%d такие блоггеры, как: