Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота

Документооборот в государстве является системой, материализует процессы сбора, преобразования, хранения информации, а также процессы управления: подготовку и принятие решений, контроль за их выполнением.

На уровне учреждения специальные службы помогают администрации решать управленческие задачи, обеспечивая подготовку и движение документов, доставку их до исполнителей и заинтересованных лиц. К таким службам в научном учреждении относятся канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия, юридический отдел, плановый отдел, архив и другие.

Стремительный рост объемов информации, используемой в управленческой деятельности учреждения, его структурная сложность и быстрая обновляемость делает необходимым использование интегрированных систем электронного документооборота (СЭД).

Эффективное внедрение технологий электронного управления невозможно без развертывания систем электронного документооборота с применением технологий электронной цифровой подписи. Электронный документооборот является одним из главных технических элементов системы электронного управления, ведь именно он обеспечивает циркуляцию электронных документов, которые являются основой новой формы взаимодействия государства и общества. Обращение за помощью документа является необходимым условием оказания услуги государством гражданину. Однако каждый документ должен иметь установленный законодательством набор реквизитов, к которым относится, в частности, подпись — элемент, который подтверждает авторство документа.

Для четкости дальнейшего изложения отметим, что под понятием «электронный документ» согласно закону Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте», понимать документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронный документооборот (оборот электронных документов)-совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости — с подтверждением факта получения таких документов.

Также любой документ должен быть идентифицирован определенным юридическим или физическим лицом, его создала. В бумажных документах используют подпись и печать, а для электронных документов введена электронная подпись. Такой реквизит — это данные о лице, приведенные в электронной форме, которые прилагаются или логически совмещены с электронным документом и служат для идентификации. Как известно, любую подпись, то обычный или цифровой, выполняет обычно три функции: заверения, что тот, кто подписался, является тем, за кого мы его принимаем (функция авторизации); лицо, подписалась, не может отказаться от подписанного ею документа; подтверждение, что отправитель подписал именно тот документ, который отправил, а не любой другой. Другими словами, ему нельзя навязать другой или похожий документ, поскольку у него есть подписанная копия оригинала.

Актуальность этой темы обусловлена ​​тем, что одной из самых сложных сфер для внедрения автоматизированных информационных систем в Украине является прежде документооборот государственных структур. И это является значительной проблемой, поскольку документооборот в нашем государстве является системой, обеспечивающей работу с документами, поступающими извне и готовятся внутри учреждения, прежде всего регистрируются, передаются работникам организации, помогают осуществлять контроль за выполнением определенных работ, вести справочную работу и в конце концов хранить т.д.. Документооборот является очень важной составной частью процессов управления и принятия решений. Без хорошо и надежно организованного документооборота сегодня ни одно учреждение не может качественно и эффективно работать, ведь он влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления организацией, культуру труда управленческого персонала и собственно на качество управления, занимает достаточно важное место в работе государственных органов.

Следовательно, проблемы внедрения в Украине электронного документа и электронного документооборота становятся все актуальнее. Они приобретают значительной политической и экономической важности в связи с расширением использования информационно-коммуникационных технологий в общественных отношениях, развитием систем электронных платежей, электронной торговли, управления и т.д..

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.